在外贸任务的全部流程中，外贸单证的操作是十分主要的一个任务内容，它衔接着外贸任务的每一个步骤。因而，关于每个外贸从业人员来说，都必需纯熟控制外贸单证的操作流程。
这里，咱们依据外贸任务流程来分步介绍外贸单证的操作内容。
1。内销合同。在客户有动向购置产品，并且各种条款已基础约定，客户会请求传内销合同或许是情势发票，以便客户下订单。当然，有些客户是间接下订单的。内销合同做好后，在传真或扫描给客户之前，肯定要再次确认下合同的的价钱条款、包装、付款方法和港口。假如内销合同上涌现问题，特别是价钱条款，和客户说明起来很费事，所以肯定要细心核查，有时分能够由于一个小问题而丢掉客户。
2。订舱。客户下订单后，就能够告诉货代订舱了。要告诉货代正确的件重尺，特别是化工品类的风险品。由于要做目标港确认，假如件重尺有误，货物很难上船，或许会发生额定费用，甚至延误船期。
3。报关单据。在舱位确认后，就要及时（舱位肯定当天或开船前一周）给货代寄报关单据。整套的报关单据包含：发票、箱单、合同、报关单、报关委托书、核销单。其中，发票，箱单和合同上要加盖中英文的长条章和手签章。报关单上加盖报关专用章，报关委托书一式三联，每联上都要加盖公章和手签章，核销单上两处骑缝处加盖公章，出口单位和代码处加盖组织机构代码章，共三处。核销单要及时在海关网上备案，即货物从哪个港口出，备案到哪个港口。在寄送前，再确认下单据能否完备，章能否盖全，能否清楚。
4。预收款的登记。关于有预付款的客户，请求客户在开船前预付一局部货款，个别都是30％。外汇局规则，关于不超越30000美金的预收款，在国度外汇治理局网上效劳平台上进行合同登记，超越30000美金的要拿着申报资料到外汇局审批。银行告诉有钱到帐后，要及时给银行传假相应的发票或合同，上面要写明预收款多少金额，以便银行及时把此笔钱入账。隔天能够去银行取预收款的水单。拿到水单后，在外汇局网站上进行提款登记。提款登记后，口岸IC卡里就有了此票预收款的额度，就能够进行结汇了。注重，关于每一票预收款，要及时在国度外汇治理局的网站上进行合同登记和提款登记，登记能够进步公司外汇的预收款额度和收汇额度。在货物顺利出运，且收到余款后，进行登记登记。
5。核查单据。货代订好舱且货物发到出运港口后，要及时联络货代的操作人员核查单据。客户请求的其余单据，像保险单、熏蒸证、产地证等，也要及时核查。核查单据的时分，肯定要细心细心，把客户的请求再仔细心细的看一下，到达客户的请求。T÷T条款的单据，个别客户没有很特别的请求，基础上都能够到达。关于信誉证，在接证之前，肯定要细心地审查客户的请求，要及时和银行或货代确认。某个条款能否能到达，关于确凿做不到的条款，要及时和客户协商改证，关于不置可否的条款，要注重防备，在银行或货代标明不好到达的，肯定要坚定改证。要做到单繁多致，单证一致。注重，关于每一笔出运的单据，都要进行留底复印加扫描，备查。
6。副本单据。在提单核查完，货物出运一周内，船公司就会出副本提单了。要先让货代扫描副本提单，再次确认下提单内容，如无误，就尽快让货代邮寄副本单据。副本提单进去后，其余客户请求的特别单据也能够出副本了。一切这些单据的副本都进去后，整顿发票、箱单和内销合等同。关于T÷T的客户，在收到客户全款后，按客户请求的份数邮寄给客户；信誉证请求下的单据，遵照信誉证的请求，在信誉证规则的效期内，及时交给银行。注重，关于收到的提单、保单等，提繁多般是三正三副（或只要三份副本），保单是两正两副或一正两副，要细心检讨内容是都一致，章能否完全清楚，关于有问题的单据要及时退还，更改，免得时光长误事。
7。核销。货物出运后，个别30天左右，货代会把核销单和报关单退还。在收到退回来的核销单据时，要细心检讨下，核销单和报关单能否盖有海关验讫章，报关单上还要有代理报关行的报关专用章和报关员的章。而后，先在海关网上进行交单和报送，并打印逐笔核销报表（盖公章），带上核销单、报关单（核销联和退税联）、水单和发票，到外汇进行核销。核销后，盖上出口核销专用章于核销单上外汇局签注栏（两处）、报关单（核销联和退税联）和水单上。核销完后，把核销单上的核销专用联、报关单的核销联和水单、发票（Commercial Invoice）整顿，归档。
8。退税。核销完后，把盖过核销专用章的水单复印一下（退税要用到），连同增值税发票、报关单退税联、核销单退税联和发票（Commercial Invoice）把相干信息录入到出口退税操作体系里。拿着预申报的数据U盘和打进去的报表，去税局进行预申报（或许是间接上传到税局的预申报体系里）；等税局体系里有信息，告诉正式申报的时分，拿着正式申报的数据U盘和报表去税局退税。退税的报表上需盖公章和财务人员私章。
至此，基础上一个单证操作的流程就完结了。不过，其中的一些步骤触及到财务方面的操作，详细的话就须要跟财务人员进行沟通合作。
